Social distansering — en förhandlingsutmaning!

På grund av världsläget och den pandemi som vi nu befinner oss i så ställs vi alla inför stora utmaningar – inte minst när vi förhandlar. Den rekommenderade sociala distanseringen skapar nya förutsättningar. Här följer några konkreta tips på hur du kan förhandla på distans.

Förhandling är en social färdighet där det ofta handlar om att ”känna av” motparten och förstå dennes behov. Det sägs därför att förhandling är ett av de områden där det kommer att ta lång tid för AI (artificiell intelligens) att kunna ta över människors roll. Anledningen är att det finns så många olika aspekter att beakta vid en förhandling. Det är således även knepigt att utforma dataprogram som kan förhandla effektivt på distans, då det är många olika aspekter av mänsklig intelligens som behöver användas vid förhandling.

Det kan exempelvis vara synliga signaler, verbala eller icke-verbala, såsom blickar, intonation, taltempo, rörelser, ordval mm. Samtidigt finns en extern påverkan, såsom bilköer på väg till mötet, vad som sades på morgonens ekonominyheter, eller om bebisen där hemma har skrikit hela natten. Allt detta påverkar förstås hur vi förhandlar och hur våra behov ser ut.

Mycket av detta ställs på ända nu när vi förhandlar med social distansering. Här är några saker som du bör tänka på när du förhandlar under dessa rådande omständigheter:

1. Tydlighet
När vi inte kan träffas ansikte mot ansikte, annat än i bästa fall via skärmen, så kommer mycket av vår kommunikation och våra signaler att försvinna på vägen. Missförstånd blir vanligare och vi får inte en lika god ”känsla” för vem motparten är och hur dennes behov ser ut. Tolkningar är subjektiva och var därför extra noga med tydligheten och förvänta dig inte att motparten förstår mer än det som du uttryckligen kommunicerar. Emojis är ett av många exempel som vi vet kan skapa förvirring:)

2. Kommunikationskanaler
Inled gärna dina förhandlingar via rörlig bild, eller allra helst ett fysiskt möte – om det är möjligt, snarare än att inleda förhandlingarna via telefon eller mejl. Då kan du och din motpart få en bättre förståelse för varandra. Fler kroppssignaler i den kommunikationen skapar närmare och bättre kontakt. Sedan kan du förstås övergå till en telefon- eller i sista hand mejlkonversation eller sms, om det är nödvändigt. Relationen till motparten, tidseffektiviteten, och hur betydelsefull förhandlingen är avgör givetvis också val av kommunikationskanal.

3. Småprat
I en förhandling är det bäst att träffas på riktigt. Men det är ju som sagt inte alltid möjligt i dagsläget. Vi lär känna varandras behov och personen bakom den professionella förhandlarrollen genom småprat. Genom samtal om t ex väder, intressen, sport, nyheter och familj, så får vi mycket information om varandra. Det har påvisats att vi vid fysiska möten ger mer tid åt det viktiga småpratet, medan vi ger det mindre tid vid digitala möten eller telefonsamtal, och allra minst när vi skriver mejl till varandra, då vi tenderar att gå alltför snabbt på sakfrågan. Kom ihåg det viktiga småpratet, oavsett kommunikationskanal.

4. Spegling
Vi människor härmar varandra vad gäller ord, åsikter, taltempo, manér och kroppsspråk – till och med vår hjärtfrekvens anpassas till motparten. Vi speglar automatiskt varandra för att få bättre förståelse för och inblick i andra människors behov. Kroppsspråket kommer ofta före tanken. Exempelvis så blir vi gladare om vi skrattar och piggare om vi sträcker på oss. Vi kan alltså påverka våra tankar och känslor med hjälp av vårt kroppsspråk. Genom att härma varandra, så kommer vi således sannolikt att få liknande tankar och känslor som vår motpart. Speglingen, empatin och förmågan att förstå varandras tankar och behov blir alltmer begränsad ju enklare kommunikationskanal vi använder.

5. Bästa och sämsta
Extrema situationer, såsom den pandemi som vi befinner oss i nu, sägs ta fram både det bästa och det sämsta hos oss människor. Tänk på det och försök ta fram det bästa – både hos dig själv och din motpart! Vi har nu alla ett gemensamt problem att förhålla oss till, vilket förhoppningsvis kan föra oss närmare varandra.

Det finns en framtid efter pandemin och den sociala distanseringen. Det gäller att upprätthålla goda förhandlingar och relationer under den här begränsade tiden. På så sätt kan vi komma ur detta så välbehållna som möjligt.

Joakim Aare
Yesbridge